Бизнес постепенно переходит на электронное взаимодействие: всё больше компаний предусматривают возможность подписывать различные документы через электронный документооборот (ЭДО), в том числе договор о сотрудничестве. Это удобно и быстро, поскольку электронные документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. Важно, чтобы документ был подписан электронной подписью обеими сторонами, но это возможно не всегда, поэтому часто все упирается в стандартную бумажную волокиту.

Нужно ли в уставные документы вносить положения об электронном документообороте?

Как хранить документы, обращающиеся в рамках электронного документооборота?

Как перейти на электронный документооборот?

Разберемся в статье.

Электронный документооборот носит рекомендательный характер, вся законодательная база для этого уже создана. Закон не требует дублировать на бумажном носителе то, что подписано квалифицированной электронной подписью. Об этом говорится и в Федеральном законе "Об электронной подписи", и в методических рекомендациях ФНС о порядке обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами или физическими лицами.

Для хранения документов в электронном виде необходимо обеспечить возможность их воспроизведения на машинных носителях в течение пяти лет. Эти технологии дешевеют и облегчают жизнь. Электронную подпись ФНС делает бесплатно в течение нескольких минут. Нужно иметь сертифицированную флешку, она стоит около 2 тысяч рублей. При переходе на электронный документооборот изменения в Устав не требуются. Для внедрения электронного документооборота необходимо разработать и утвердить его порядок, закрепить в учетной политике правила его применения, а также выбор используемого вида электронной подписи. Электронный документооборот экономит время, расходы на бумагу и папки, а также место, где все это нужно хранить.

Переход на ЭДО при взаимодействии работодателя с работниками.

Согласно статье 22.2 Трудового кодекса РФ, ЭДО вводится на основании локального акта работодателя, который принимается с учётом мнения первичной профсоюзной организации (при наличии). В акте указываются:

1. Информация об информационной системе, с использованием которой планируется осуществлять ЭДО.

2. Порядок доступа к информационной системе (при необходимости).

3. Перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО.

4. Срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;

5. Информация о дате начала ЭДО, которое должно быть не ранее дня истечения срока уведомления работников на ЭДО.

Также актом необходимо предусмотреть порядок ЭДО, который может предусматривать:

1. Сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления.

2. Порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭДО (при необходимости).

3. Исключительные случаи, при которых документы, обращающиеся в системе ЭДО, допускается оформлять на бумажном носителе.

4. Процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Необходимо уведомить всех работников о переходе на ЭДО в срок, установленный актом о переходе на ЭДО и запросить у них письменное согласие. Вновь принимаемых на работу необходимо уведомить при приёме и запросить согласие. Если лицо по состоянию на 31.12.2021 не имело трудового стажа, то согласие у него можно не запрашивать. Электронная подпись работнику оформляется за счёт работодателя.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) используется работодателем для следующих документов:

1. Трудовой договор.

2. Договор о материальной ответственности.

3. Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

4. Ученический договор.

5. При внесении изменений в указанные договоры.

6. Уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора

7. Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания.

Для остальных документов помимо УКЭП работодатель может использовать:

● усиленную неквалифицированную электронную подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

● усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Работник может использовать любые из вышеперечисленных видов электронной подписи для следующих документов:

1. Трудовой договор.

2. Договор о материальной ответственности.

3. Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;

4. Ученический договор.

5. При внесении в изменений в указанные договоры.

6. Согласие на перевод.

7. Заявление об увольнении.

8. Отзыв заявления об увольнении.

9. Ознакомление с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

10. Ознакомление с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

Для остальных документов работник может использовать простую электронную подпись, если соглашением работника и работодателя установлены правила идентификации подписантов и требования к конфиденциальности ключа такой подписи. В качестве такого соглашения можно использовать не отдельные документы для каждого работника, а общее для всех соглашение, к которому работники будут присоединяться.

Электронная подпись при ЭДО посредством платформы "Работа в России".

Для любых документов работодатель может использовать:

● УКЭП;

● усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Для любых документов работник может использовать:

● УКЭП;

● усиленную неквалифицированную электронную подпись, выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства;

● простую электронную подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством Российской Федерации правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Требования к хранению электронных документов, как правило, не отличаются от требований в отношении хранения бумажных документов. Сохранность электронных документов необходимо обеспечивать в соответствии со следующими правовыми актами:

● Налоговым кодексом РФ;

● Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете";

● Федеральным законом "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ (с учётом требований к безопасности информационных систем, в которых осуществляется хранение);

● Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

● Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

● Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".

Кроме того, необходимо обеспечить сохранность всех средств электронных подписей, которыми подписаны соответствующие документы, и конфиденциальность ключа электронной подписи.

Для использования электронной подписи актуальны требования, которые указаны в следующем разделе.

ЭДО в отношении рабочих документов (внутреннее согласование договоров и т.д.) и для взаимодействия с контрагентами.

В целом, ЭДО в таком случае регламентировать не требуется. Но с целью эффективной работы рекомендуется разработать правила ЭДО в виде отдельного локального нормативного акта или в виде отдельных положений в должностных инструкциях или соглашениях с работниками. В правилах рекомендуем указать перечень документов, участвующих в ЭДО, порядок их подписания, порядок движения внутри организации, форматы документов, информационная система, в которой осуществляется ЭДО и правила работы с ней и т.д.

Электронная подпись.

При подписании документов возможно использовать следующие виды электронной подписи:

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись.

Подписание документов такой подписью не требует каких-либо дополнительных действий. Документ приравнивается к письменному на основании части 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Только в отдельных случаях некоторыми нормативными правовыми актами могут быть предусмотрены дополнительные требования к подписанию документа такой подписью для уравнивания его с бумажным документом, заверенным печатью.

2. Усиленная неквалифицированная электронная подпись.

Для её использования, в соответствии с частью 2 статьи 6 указанного закона необходимо заключить соответствующее соглашение с теми, в отношениях с кем планируется использование такой подписи и установить порядок проверки электронной подписи (соответствие её реквизитов установленным сторонами требованиям, её действительность на дату подписания, её принадлежность определённому лицу, в каком виде выдаётся результат проверки и т.д.). Кроме того, необходимо обеспечить требования закона о сохранении конфиденциальности подписи. Рекомендуется также определить правила работы в информационной системе, в которой происходит подписание документов такой подписью.

3. Простая электронная подпись.

В соответствии с частью 2 статьи 6 и статьи 9 указанного закона, для неё актуальны те же требования, что и для неквалифицированной подписи. Кроме того, необходимо заострить внимание на идентификации личности подписанта, а также на его обязанности соблюдать конфиденциальность ключа такой подписи.

Требования к хранению электронных документов, в целом, не отличаются от вышеуказанных. Кроме того, необходимо обеспечить сохранность всех средств электронной подписи, и конфиденциальность ключа.

В отношениях с налоговой службой необходимо обеспечить хранение электронных документов в хранилищах электронных документов совместно с сертификатами проверки ключей электронных подписей. Должны обеспечиваться поиск, визуализация, сохранение в файл и печать электронных документов, выгрузка на внешние носители из хранилища электронных документов в соответствии с заданными параметрами выборки.

Вывод

1. Для введения ЭДО в трудовых отношениях с работниками необходимо издание соответствующего локального нормативного акта, устанавливающего переход на ЭДО и регламентирующего его порядок, а также получение согласия всех работников, имеющих трудовой стаж по состоянию на 31.12.2021.

2. Для введения ЭДО в отношениях, не связанных с трудовыми (согласование документов, отношения документов с контрагентами и т.д.), необходимо заключить соглашение с участниками ЭДО об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи или простой электронной подписи, а также установить правила для проверки электронной подписи, порядок идентификации подписанта и требования к конфиденциальности ключа. Желательно установить порядок работы в информационной системе, в которой ведётся ЭДО.

3. Как правило, требования к хранению электронных документов не отличаются от требований в отношении хранения бумажных документов.

Кроме того, необходимо обеспечить сохранность всех средств электронных подписей, которыми подписаны соответствующие документы, и конфиденциальность ключа электронной подписи.

В отношениях с налоговой службой необходимо обеспечить хранение электронных документов в хранилищах электронных документов совместно с сертификатами проверки ключей электронных подписей. Должны обеспечиваться поиск, визуализация, сохранение в файл и печать электронных документов, выгрузка на внешние носители из хранилища электронных документов в соответствии с заданными параметрами выборки.